Calendar with tasksMuchos conocen mis entradas en donde explico Cómo uso Trello para Trabajar, y su versión actualizada. Aún así, me siento curioso de explorar otras alternativas al manejo de tareas, y hace poco, alguien explicó una aproximación que nunca había tenido en cuenta: Google Calendar.

Suena totalmente inapropiado, pero luego de haberlo leído, no es algo descabellado. Quería compartirles la idea de esta persona.

La persona en cuestión es el usuario dwilson66, usuario algo popular del foro de Personal Productivity de Stack Exchange. En respuesta a la pregunta de una forma mínima y efectiva de priorizar tareas entre distintos proyectos, esta fue su respuesta:

Luego de intentar un desastre de varios “sistemas” de administración de tiempo, finalmente descubrí algo que me funciona bastante bien. Uso Google Calendar… pero en lugar de tareas, uso citas para mí mismo. Estás codificadas por color como amarillo para trabajo, gris para mandados y cosas de la casa, verde para proyectos personales o “tiempo personal”, y rojo para una cita real, agendada. La descripción de la reunión/tarea incluye A, B, C o D para “obligatorio/debería/sería bueno/delegar”; siempre escribo AAA, BBB, CCC para que sea una cadena de texto que se pueda buscar. Se ve mejor también. Puedo también incluir links y materiales de referencia para mí mismo si los necesito, para que cuando esté en el mercado, tengo la lista de compras en el mandado de “compras”.

Para mí, tener un agendado real de una hora para hacer mandados, o media hora para hacer los platos, o tres horas para trabajar en el jardín parece tener el mismo efecto psicológico de obligarme a hacerlo con la misma conciencia con la que tendría una reunión con alguien más.

Siendo visual es ~muy~ fácil para mi ver en donde estoy fuera de balance entre el trabajo / la casa / mí mismo solo viendo si es que un color destaca entre otros para una semana en particular.

Tengo el beneficio añadido de poder compartir el calendario con familia y amigos para que puedan coordinar conmigo juntaros y hacer cosas junto — ellos saben que amarillo y rojo están escritos en piedra, igual que los items marcados con AAA.

El trabajo de administración es tan simple como debería ser. In rápido “AAA – lavar ropa”, un par de clicks, y estoy listo. O puedo pasar diez minutos pegando links a un par de sistemas NAS de los que quiera leer alguna noche.

A veces encontraré tareas de una duración todavía-a-ser-determinada. Por ejemplo, sé que un cliente necesita un cambio en su website, pero no tengo idea de si es un proyecto de 40 horas o un proyecto de 6 horas. En esos casos, haré mi mejor estimación (generalmente asignaré una semana) y haré una cita de todo el día durante cinco días: “trabajar en website de cliente”. Tendré mi “reunión con cliente para obtener requerimientos” también incluída, y en algún punto entre ambas. Dedicaré media hora o una hora a “valuar los requerimientos del cliente y planificar mi tiempo”. Así es como sé el número exacto de horas y la fecha exacta en la que debe terminar el trabajo, y puedo cambiar los eventos de todo el día con eventos específicamente conometrados.

Diría que en el 80% de los casos, termino las cosas cuando están planificadas para terminar. Cuando no lo hago, es generalmente porque un cliente re-prioriza algo para mí, o me doy cuenta que ya no tengo calcetines limpios, y que la lavandería debe hacerse esta noche en lugar del Jueves. Reviso mi calendario dos veces al día. Antes de comenzar nada, sólo para revisar lo que tengo que tener hecho, y luego al final del día como checkeo de cómo me fue. Por uspuesto, si algo nuevo llega y debo re-priorizar, puedo tomarme unos minutos a hacerlo según sea necesario. En el 20% de los casos en donde no completé una tarea, simplemente la arrastro al nuevo espacio libre. Quizá deba malabarear un poco con algunas cosas más en la agenda, pero es una interfaz muy intuitiva para ver visualmetne en dónde mis tareas y citas van a caer.

Para cosas personales del tipo “Me gustaría hacer eso algún día…”, le pongo un color verde con el código CCC de “sería bueno”. Lo pongo en un espacio del calendario que esté vacío, generalmente un fin de semana, y lo muevo a otro momento cuando algo con otra prioridad llega. De vuelta, es simplemente la idea de la interfaz gráfica, ya que es fácil arrastrar y soltar citas de un lugar a otro.

La mejor ventaja para mi desde un punto de vista de productividad fue más que tener una lista de “a hacer” a una cita real para pagar cuentas o hacer lavandería o trabajar en el proyecto de un cliente… y encontré que eso funciona de la mejor forma como sistema para mí. También he encontrado que la flexibilidad de mover una cita a otro día cuando algo ocurre inesperadamente es super fácil. Puedo ver instantáneamente cómo se ve mi agenda cuando muevo una cita también.

No sé si esto funcionaría para mí, por la naturaleza con la que se mueven mis tareas y el dinamismo con el que cosas inesperadas surgen… pero a veces, lo más simple es lo mejor.

¿Qué opinan de algo así?